Как обосновать расходы директора на автомобиль?
Добрый день! Помогите, пожалуйста, разобраться.
У нас ООО на УСН, 6%.
Купили легковой автомобиль. Для директора (он же единственный учредитель). Он его использует круглосуточно. В принципе, это по факту его личный автомобиль (только купленный на деньги компании).
Раз в месяц он сдает путевой лист легкового автомобиля и несколько чеков на бензин. На оборотной стороне путевого листа указывает: "По городу, области, территории РФ, круглосуточно, включая выходные и праздничные дни".
Я составляю авансовый отчет на сумму чеков и выдаю через кассу.
Достаточно ли этих документов и формулировки обоснования расходов в путевом листе?
Как вы понимаете директора не заставишь записывать все свои разъезды.
Но меня смущает эта формулировка (которую он где-то в интернете вычитал и считает достаточной).
Не переквалифицируют ли эти расходы на бензин (да тогда уж и на приобретение, страховку и ремонт самого автомобиля) в доход директора, со всеми вытекающими (я имею в виду, обложение зарплатными налогами)? Или я заморачиваюсь?
Спасибо.
У нас ООО на УСН, 6%.
Купили легковой автомобиль. Для директора (он же единственный учредитель). Он его использует круглосуточно. В принципе, это по факту его личный автомобиль (только купленный на деньги компании).
Раз в месяц он сдает путевой лист легкового автомобиля и несколько чеков на бензин. На оборотной стороне путевого листа указывает: "По городу, области, территории РФ, круглосуточно, включая выходные и праздничные дни".
Я составляю авансовый отчет на сумму чеков и выдаю через кассу.
Достаточно ли этих документов и формулировки обоснования расходов в путевом листе?
Как вы понимаете директора не заставишь записывать все свои разъезды.
Но меня смущает эта формулировка (которую он где-то в интернете вычитал и считает достаточной).
Не переквалифицируют ли эти расходы на бензин (да тогда уж и на приобретение, страховку и ремонт самого автомобиля) в доход директора, со всеми вытекающими (я имею в виду, обложение зарплатными налогами)? Или я заморачиваюсь?
Спасибо.
Comments
-
Дарья C, Добрый деньЦитата: (только купленный на деньги компании).автомобиль если я правильно Вас поняла куплен с расчетного счета фирмы?Цитата: Раз в месяц он сдает путевой лист легкового автомобиля и несколько чеков на бензин. На оборотной стороне путевого листа указывает: "По городу, области, территории РФ, круглосуточно, включая выходные и праздничные дни".У нас в организации директор (учредитель), но также он одновременно и сотрудник по договору трудовому фирмы.
Он "по делам фирмы" ездит на авто (принадлежащее фирме), и сдает в бухгалтерию чеки на бензин.
Оформляет путевой лист (бухгалтер) фиксирую там основные реквизиты и расход топлива
проводит чеки на бензин (на мойку, шиномонтаж и.т.д.) оформляя авансовый отчет.
У Вас так? если нет опишите свой вариант поподробнееЦитата: вки обоснования расходов в путевом листе?УСН 6% , какие расходы хотите обосновать? -
Цитата: автомобиль если я правильно Вас поняла куплен с расчетного счета фирмы?ДаЦитата: У нас в организации директор (учредитель), но также он одновременно и сотрудник по договору трудовому фирмы.Он "по делам фирмы" ездит на авто (принадлежащее фирме), и сдает в бухгалтерию чеки на бензин.Оформляет путевой лист (бухгалтер) фиксирую там основные реквизиты и расход топливапроводит чеки на бензин (на мойку, шиномонтаж и.т.д.) оформляя авансовый отчет.У Вас так? если нет опишите свой вариант поподробнееУ нас тоже учредитель, он же директор, естественно, по трудовому договору. Ездит он, действительно, по делам фирмы. НО и по личным делам тоже. Машина в его ПОЛНОМ распоряжении. Путевые листы он заполняет сам. Один раз в месяц. Там он указывает показания спидометра на начало месяца. И прикладывает чеки. Я делала авансовый отчет на сумму чеков. Сейчас вообще оплачиваем бензин по безналу. Т.е. теперь авансовые отчеты не делаю. Что Вы пишете в путевом листе? Расписываете маршруты? Или просто пишете что-то типа "По городу"???Цитата: УСН 6% , какие расходы хотите обосновать?Ну, то, что наши расходы не интересуют налоговую в плане начисления УСН, не означает, что они вообще их не будут проверять. Или я не права??? Я как раз боюсь того, что раз у нас проверять особо нечего, будут прикапываться ко всему, что плохо обосновано и документально оформлено. Я боюсь их претензий по поводу необоснованных выплат за бензин. Не переквалифицируют ли они эти выплаты в зарплату, или материальную выгоду директора? С начислением зарплатных налогов?
Такое вообще возможно? -
Доброго дня!Цитата: У нас тоже учредитель, он же директор, естественно, по трудовому договору. Ездит он, действительно, по делам фирмы. НО и по личным делам тоже. Машина в его ПОЛНОМ распоряжении. Путевые листы он заполняет сам. Один раз в месяц. Там он указывает показания спидометра на начало месяца. И прикладывает чеки. Я делала авансовый отчет на сумму чеков. Сейчас вообще оплачиваем бензин по безналу. Т.е. теперь авансовые отчеты не делаю. Что Вы пишете в путевом листе? Расписываете маршруты? Или просто пишете что-то типа "По городу"???Про оформление путевых листов посмотрите материал из журнала "Упрощенка", №1, 2017Цитата:Название документа.Форму путевого листа вы утверждаете сами, унифицированный бланк применять не обязательно. Поэтому можете назвать документ как угодно, необязательно путевым листом (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Однако из-за непривычного наименования возможны споры с ИФНС. Суд рассматривал дело, в котором компания назвала путевой лист актом, у нее сняли расходы на топливо. В суде удалось отстоять затраты, доказав, что акт был заменой путевого листа (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11.07.13 № Ф03-2842/2013). Если не хотите споров, лучше используйте традиционное название — путевой лист.Дата. Если вы не автотранспортная фирма, путевые листы оформляйте с удобной для вас периодичностью —раз в день, неделю и пр., ноне реже раза в месяц(п. 10 приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152, письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51). А вот автотранспортное предприятие выписывает путевой лист ежедневно (раздел 2 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78).Если непонятно, за какой период оформлен путевой лист, налоговики снимают затраты на ГСМ, зарплату водителя.Данные машины и компании.Впишите в документ марку машины, ее регистрационный номер, наименование фирмы-автовладельца. Инспекторы проверяют, числится ли машина на балансе фирмы. Если автомобиля в собственности и аренде нет, отменят расходы на горючее (письма Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406 и УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@).Время выезда и въезда в гараж.Отметьте точное время и дату, когда машина выезжала из гаража и возвращалась обратно. Так вы подтвердите, что автомобиль используется в служебных целях.Если сотрудник ездит домой на служебном авто, расходы на проезд считаются его личной выгодой. Инспекторы доначисляют на них НДФЛ и взносы (письма Минфина России от 07.09.2015 № 03-04-06/51326 и ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250). Отбиться от налогов можно, если доказать труднодоступность рабочего места (письма Минфина России от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198 и от 06.03.2013 № 03-04-06/6715). Такое условие обычно прописывается в трудовом договоре.Расход горючего.Укажите показания одометра на момент выезда авто и когда машина возвращается в гараж. Если показания не будут соответствовать километрам, расходы на ГСМ снимут (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).Маршрут. Записывайте в путевом листе конкретный пункт назначения и место отправки с учетом километража.Записи типа «Поездки по городу» не используйте. Путевой лист без маршрута не подтверждает расходы на ГСМ. Согласны с этим и судьи (постановления Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015, ФАС Уральского округа от 05.03.2009 № Ф09-946/09-С5, Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13).Медосмотр. За допуск к работе водителя без предварительного медосмотра вас могут оштрафовать трудовые инспекторы. Штрафы высокие. Для фирмы — от 110 000 до 130 000 руб., для должностных лиц и ИП — от 15 000 до 25 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2008 № Ф04-6445/2008 (14518-А75-6)). Поэтому лучше проставить отметку.Подписи, расшифровки.Проставьте в путевом листе все подписи ответственных лиц — водителя, механика и пр. Без автографов путевой лист не подтверждает расходы на топливо. Документ считается формальным.Печать. Штамп не ставьте, если отказались от печати и прописали это в уставе. А если на форме вы предусмотрели реквизит «М.П», поставьте оттиск.
-
Сообщение-вопрос удалено модератором. Задайте, пожалуйста, этот вопрос в НОВОЙ теме.
-
Ответ, данный с нарушением правил форума, удалён модератором.
-
Цитата: Цитата: Медосмотр. За допуск к работе водителя без предварительного медосмотра вас могут оштрафовать трудовые инспекторы. Штрафы высокие. Для фирмы — от 110 000 до 130 000 руб., для должностных лиц и ИП — от 15 000 до 25 000 руб. (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2008 № Ф04-6445/2008 (14518-А75-6)). Поэтому лучше проставить отметку.Добрый день. Имеет ли на это право сам директор? Или необходима помощь специалиста-медработника?Добрый день!
На нашем форуме нельзя задавать вопросы в чужих темах. Пожалуйста, свой вопрос задайте в новой теме. Для этого Вам нужно всего лишь нажать зелёную кнопку "Задать вопрос" на любой странице форума и в открывшемся окне разместить свой вопрос. Ознакомьтесь, пожалуйста, с правилами форума.
В этой теме Вам не ответят, а в новой ответят обязательно. -
Добрый день!Цитата: Ну, то, что наши расходы не интересуют налоговую в плане начисления УСН, не означает, что они вообще их не будут проверять. Или я не права??? Я как раз боюсь того, что раз у нас проверять особо нечего, будут прикапываться ко всему, что плохо обосновано и документально оформлено. Я боюсь их претензий по поводу необоснованных выплат за бензин. Не переквалифицируют ли они эти выплаты в зарплату, или материальную выгоду директора? С начислением зарплатных налогов?Ваши опасения понятны и вполне обоснованы.
Из статьи в журнале, который привела Нитка, Вы, наверное, уже поняли, что Ваши путевые листы далеки от идеала.
И самое главное, что из них четко вытекает, что автомобиль используется не столько в служебных целях, сколько в личных.
А поскольку раздельного учета служебных и личных поездок Вы не ведете, у налоговиков есть полное основание "снять все расходы".
Да, для ЕНВД расходы не актуальны. Снимай - не снимай, налог (ЕНВД) от этого никак не меняется.
А вот для НДФЛ очень-даже существенно. в каких целях тратился бензин и осуществлялись прочие расходы по автомобилю. И если не в служебных, значит в личных. И добавят все расходы в доход физического лица, как полученный в натуральном виде.
И добавят еще амортизацию автомобиля...
И штраф 20% организации, как налоговому агенту.
Конечно, вероятность прихода налоговиков к Вам на выездную проверку минимальна. Пока у них не будет информации о Вашей ситуации. А вот откуда они могут получить эту информацию, никто не ведает. Да хоть от "доброжелателя", которого обидит директор. Или из ГИБДД в случае ДТП или просто нарушении водителем ПДД.
Так что, доведите до директора перспективу, пусть тоже ворочается по ночам.
Успехов!
